O něco důležitější než jméno samozřejmě je, čím se tento – pro mnohé záhadný – referát zabývá. Abych uspokojil strukturovanou knihovnickou mysl, nabízím dvě nejpopulárnější definice PR. První byla v roce 1978 oficiálně přijata Institutem Public Relations (IPR) a praví že: „PR činnost je záměrné, plánované a dlouhodobé úsilí vytvářet a podporovat vzájemné pochopení a soulad mezi organizacemi a jejich veřejností.“ Pokud vám tento popis připadá málo všeobjímající, předkládám definici přijatou ve stejném roce třiceti národními a regionálními asociacemi PR na světovém shromáždění PR agentur (tzv. Mexican Statement): „PR v praxi jsou umění a sociální věda analyzující trendy a jejich dopady a také poradenské služby managementu firem při provádění naplánovaných programů a aktivit, které poslouží jak zájmům organizace, tak zájmu veřejnosti.“ A aby toho nebylo dosti, přidávám popis činnosti útvaru PR z organizační struktury STK: „Referát rozvoje vnitřních a vnějších vztahů a služeb zajišťuje zejména organizaci a řízení komunikace STK s uživatelskou veřejností, soustavnou prezentaci a propagaci činnosti a služeb STK prostřednictvím hromadných sdělovacích prostředků, agentur a služeb internetu, redakci a vydávání publikací, redakci a vydávání interního zpravodaje, vedení a správu databází pro potřeby public relations, správu fotoarchivu, organizaci důležitých návštěv a exkurzí v STK. Ve spolupráci s odbornými útvary zajišťuje případnou účast STK na výstavách a veletrzích a prezentaci činnosti knihovny na odborných akcích. Organizuje tiskové konference, dny otevřených dveří apod. Odpovídá za aktuální stav obsahové stránky www STK a spolupracuje s webmasterem na implementaci a provozu redakčního systému webových stránek STK. Sleduje možnosti získání mimorozpočtových prostředků a organizuje jejich získávání.“ (Pro informaci: k dnešnímu dni existuje ve světě více než 500 různých definicí PR.).

Už je Vám jasné, čím se zabýváme? Ne? Nic si z toho nedělejte, nám samotným by nebylo.

Tak tedy jednodušeji: staráme se především o to, abychom jako knihovna byli vidět a slyšet tak, jak sami chceme a potřebujeme. Aby naši stávající i budoucí uživatelé měli přístup ke všem důležitým a potřebným informacím a službám. Aby zaměstnanci a spolupracovníci knihovny byli informováni o všem důležitém, co se v knihovně děje a chystá. Zkrátka, aby „byli v obraze“.

Interní a externí komunikace jako součást PR

Co patří do tzv. interní komunikace jistě odvodíte sami. Nejviditelnější ukázku práce právě čtete, vánoční koncert máte také v živé paměti, proměnu intranetu teprve chystáme (v souvislosti s novou podobou oficiálního webu STK); méně formální a o to více některými kolegy oblíbené pivapití jistě také znáte. Rovněž spolupracujeme se školicím střediskem, osobním oddělením, sekretariátem ředitele a Fondem kulturních a sociálních potřeb na spoustě dalších činností a drobností od výroby štítků na kanceláře až po zaměstnanecké průkazky…

To aktivity spadající do „externí, tedy vnější komunikace“ jsou o poznání bohatší. Jejich škála je opravdu široká: od přípravy (textové i grafické) letáků i katalogů, výročních zpráv, pozvánek, novoročenek, plakátů a ostatních vývěsek, přes nástěnky a vitríny, správu webu STK až po psaní tiskových zpráv a prezentací. Podílíme se na přípravě reklamní a marketingové strategie (té současné i té budoucí v NTK), zpracováváme monitoring médií, organizujeme tiskové konference, někdy pomáháme hasit problémy s naštvanými uživateli, připravujeme změnu v navigaci a značení v prostorách knihovny, chystáme novou podobu webu, zapojujeme se do projektů fundraising, no zkrátka, pořád si něco nového vymýšlíme a jistě zde nemůžeme jmenovat vše.

U jedné oblasti se přece jenom zastavím o něco více. Média. Přesněji novináři a média, do kterých píši a mluví. Pod pojmeme „komunikace s médii“ si většina představí pouhé rozeslání tiskové zprávy mailem, v tom lepším případě k tomu přidá domluvu o poskytnutí rozhovoru. Ve skutečnosti jde o práci mnohem rozsáhlejší – a svým způsobem i otravnější. Málokoho asi napadne, že z 90 procent jde vlastně o klasickou úředničinu. Musíte neustále sledovat, co se píše, abyste mohli hledat použitelná témata – tím jsou myšlena témata, která jsou užitečná pro nás a zároveň zajímavá pro čtenáře. (Pokud kdy něčím novináře „uplatíte“, bude to zajímavou informací.) Musíte mít přehled o konkrétních redaktorech, o čem píší, o čem už psali a co na ně působí či nepůsobí. A hlavně: musíte mít přehled o tom, pro kterou redakci zrovna pracují. Vzhledem k tomu, že se na svých místech střídají snad ještě rychleji než ministři školství, je to úkol více než nesnadný… Musíte s nimi pravidelně hovořit, aby na knihovnu nezapomněli. Musíte s nimi hovořit tak šikovně, aby se neptali na problémové záležitosti. Musíte vlastně – v ideálním případě – dělat jejich práci. A to vše děláte s vědomím, že nad finální podobou toho, co vyjde v novinách, bude řečeno v rádiu či odvysíláno v televizi nemáte sebemenší kontrolu. A věřte, že není (skoro) nic tak potěšujícího, jako když vyjde pravdivá, úplná a nezkreslená informace o naší knihovně, neboť dobře víme, jak jediné slovo dokáže ocenit či naopak zcela shodit práci nás všech.