Katolícka univerzita v Leuvene - Aarenber Library

Do organizačnej štruktúry Katolíckej univerzity v Leuvene patrí v súčasnosti 9 knižníc a informačných inštitúcií: Ústredná knižnica, dve kampusové knižnice - Aarenberg Library a druhá, ktorá je situovaná v areály inšitúcií orientovaných na biomedicínu, päť fakultných knižníc - teologická, právnická, ekonomická, filozofická a pedagogická a centrálny univerzitný útvar University Library Services zodpovedný za správu knižničného systému Aleph 500 a ďalšie knižničné aplikácie (napr. Metalib, SFX) - tento útvar má v súčasnosti 12 zamestnancov.

Strategické rozhodnutia týkajúce sa vízií, inovácií a projektov knižníc spadajú pod tzv. management team, zložený z riaditeľa a dvoch vedúcich knihovníkov z Ústrednej knižnice, dvoch vedúcich kampusových knižníc a vedúceho University Library Services. Knižnice sú metodicky riadené knižničnými radami na prílušnej organizačnej úrovni, t.j. kampusovou alebo fakultnou knižničnou radou, ktorú tvorí vedúci knižnice a predseda knižničnej rady z akademického prostredia fakulty alebo univerzitnou knižničnou radou pozostávajúcou z riaditeľa Ústrednej knižnice a predsedov kampusových resp. fakultných knižničných rád. Knižničné rady rozhodujú najmä o otázkach súvisiacich s nákupom knižného fondu a elektronických informačných zdrojov a podmienkami poskytovania služieb. Pre každú odbornú sekciu knižnice (cluster) je tu naviac vytvorený tím odborníkov, tzv. cluster board, ktorý navrhuje riešenia v otázkach doplňovania zdrojov alebo poskytovania služieb pre informačné zabezpečenie daného odboru na univerzite. Na KU Leuven je vytvorených šesť takýchto cluster boards.

Aarenberg Library bola ako kampusová knižnica otvorená v roku 2002, po zlúčení knižničných fondov 2 fakultných a 19 katedrových knižníc. Otvoreniu a organizačným zmenám predchádzala rozsiahla rekonštrukcia a prestavba bývalého celestínskeho kláštora, ako rôzne analýzy a strategické rozhodnutia ako súčasť procesu manažmentu zmien. V Leuvene i v Ghente som si niekoľkokrát spomenula na Simona Francisa a jeho prednášku v STK o „Change managemente“. Manažment zmien a strategické plánovanie sú totiž najdôležitejšou náplňou práce vedúcich a riaditeľov knižníc v Belgicku. V rámci procesu manažmentu zmien na KU Leuven boli posudzované slabé a silné stránky knižnice vo vzťahu k univerzite a jej externému prostrediu. Zo SWOT analýzy vyplynuli pre knižnicu nové výzvy: sústredenie fondov vybraných fakultných knižníc a ich služieb na jedno miesto, predĺženie otváracích hodín knižnice pri zachovaní nezmeneného počtu odborných pracovníkov, zlepšenie počítačovej a sieťovej infraštruktúry, vytvorenie priestorov pre riadené samoštúdium, preferovanie prístupu k informačným zdrojom namiesto ich vlastníctva. V internom prostredí knižnice sa prioritnou úlohou stal upgrading jej personálu, ktorý sa mal dosiahnuť redefinovaním všetkých pracovných náplní, ako aj outsourcovaním služieb.

Práve integrácia fondov fakultných a katedrových knižníc, umiestnenie asi 200 tisíc dokumentov do voľného výberu a niekoľkoročné skúsenosti s využívaním technológie RFID pri súčasnom využívaní knižničného systému Aleph 500, boli hlavnými dôvodmi, prečo som si za cieľ návštevy zvolila Aarenberg Library.

Od roku 2002 je Aarenberg Library je dôležitým informačným centrom pre štyri fakulty, a to Faculty of Sciences, Faculty of Enginnering, Faculty of Bioscience Engineering a Faculty of Kinesiology and Rehabilitation Sciences. Ročný rozpočet knižnice vo výške cca 1,25 mil. EUR dostáva knižnica z fakúlt tvoriacich tzv. skupinu exaktných vied. Fond knižnice predstavuje asi 1 mil. knižničných jednotiek, z toho je v súčasnosti 260 tisíc vo voľnom výbere. Pred otvorením Aarenberg Library boli fakultné knižníce otvorené v pracovných dňoch najčastejšie od 9:00 do 18:00; Aarenberg Library je v súčasnosti otvorená v pondelok až piatok od 8:30 do 22:00, v sobotu od 8:30 do 13:00. Rekonštrukcia knižnice umožnila zriadenie nových seminárnych a individuálnych študovní a priestorov pre konferencie a prednášky, napr. 14 individuálnych študovní, Minckelers seminary room s kapacitou 35 osôb, Petrus Celestinus room s 10 počítačmi Dell (Win 2000/XP) a 10 počítačmi SunRay (Linux), Multimedia studio vybavené zariadením na videokonferencie a telekurzy, miestnosťou Nicolas de le Ville určenou na pracovné rokovania, prednášky a výstavy.

Pôvodný počet 19 zamestnancov sa po zlúčení fondov do jednej knižnice až do tohto roku nezmenil. Tento počet zahŕňa aj vedúceho knižnice, asistenta PR , sekretárku a účtovníčku, ale už nie špecialistov pre IT, ktorí sú zamestnancami University Library Services. V rámci manažmentu zmien boli prehodnotené a zadefinované nové úlohy a pozície všetkých zamestnancov knižnice a vytvorené nové pozície tzv. cluster librarians t.j. odborových referenčných knihovníkov s dôrazom ich pracovnej činnosti na služby a vzdelávanie. Cluster librarians pracujú denne od 9:00 do 18:00 za tzv. cluster pultami, kde okrem konzultácií a odborných služieb z príslušného odboru pripravujú a realizujú vzdelávacie interaktívne kurzy pre prvý ročník bakalárskeho štúdia a magisterské štúdium. Informácie o cluster librarians vrátane ich fotografií sú aj na webovej stránke knižnice, aby sa zákazníci mohli obrátiť na toho „svojho“ odborníka. Po piatich rokoch po otvorení knižnice sa počet stálych zamestnancov od januára tohto roku rozšíri na 21. Okrem nich pracujú v knižnici aj dvaja dobrovoĺníci striedajúci sa na pozíciách recepčného resp. konzultanta pri informačnom pulte na vstupe do knižnice (front desk) a dvaja študenti, ktorí vo večerných hodinách vyberajú a zakladajú dokumenty alebo skenujú a kopírujú dokumenty pre účely MVS. Pri informačnom pulte sa priebežne strieda 2,5 zamestnancov: 1 konzultant/recepčný, 1 pracovník MVS (na rozdiel od našich knižníc, kde sa táto činnosť väčšinou vykonáva v zázemí), ½ úväzku pre asistované výpožičné služby a lepenie RFID tagov do kníh. V čase od 18:00 do 22:00 pracuje pri informačnom pulte len 1 zamestnanec a 1-2 študenti v teréne pri zakladaní a výbere dokumentov. Na asistovaných výpožičkách pri pulte, ako aj pri katalogizácii sa podieľa všetkých 21 zamestnancov knižnice vrátane vedúceho, jeho sekretárky, asistenta PR a účtovníčky, a to v rozsahu 1/12 celoročného pracovného úväzku!

V belgických knižniciach sa prestal používať termín „užívateľ“; lebo oslovenie „zákazník“ lepšie vystihuje nový vzťah a prístup k návštevníkovi knižnice (opäť spomienka na Simona FrancisaJ). Prístup do všetkých knižníc Univerzity v Leuvene je možný len na čipové ID karty s preddefinovanými 16 kategóriami zákazníkov s prislúchajúcimi oprávneniami. Karty sú zároveň aj platobné a previazané s účtovným systémom univerzity. Od roku 2002 bolo na univerzite vydaných asi 85 tisíc čipových kariet pre akademickú komunitu KU v Leuvene i pre externých zákazníkov z iných univerzít alebo inštitúcií v Leuvene a blízkom okolí. Aarenberg Library navštevuje asi 9500 aktívnych registrovaných zákazníkov, prevažne študentov KU Leuven. Do/z knižnice sa vstupuje/vystupuje cez turnikety, pričom dôvodom ich existencie nie je ani tak bezpečnosť alebo zamedzenie krádeží dokumentov, ale možnosť získania štatistických údajov o zložení návštevníkov (aké kategórie, v ktorom čase atď.) a efektívne personálne zabezpečenie večerných služieb od 18:00 do 22:00. V danom čase je v knižnici prítomný len jeden knihovník, ktorý z prístupového systému vie menovite, kto sa ešte v knižnici nachádza a môže ho vnútorným rozhlasom adresne osloviť napr. pred zatvorením knižnice.

Pri otvorení Aarenberg Library bolo do voľného výberu umiestnených cca 200 tisíc dokumentov označených RFID tagmi. Výber dokumentov pre voľný výber a zvolená retrospektíva je v každom odbore rozdielna - závisí od zastarávania informácií alebo využívania dokumentov v danom odbore, napr. výpočtová technika - posledných 5 rokov, matematika – 10 rokov, botanika a geológia - 10 až15 rokov. Dokumenty vo voľnom výbere sú radené najprv podľa tzv. cluster number, napr. Cluster 1 (elektrotechnika, výpočtová technika, bezpečnosť, mechanika, matematika, priemyselný manažment), Cluster 2 (astrofyzika, fyzika, chémia, geológia, hutníctvo a materiálové inžinierstvo, chemické technológie), Cluster 3 (biochémia, biológia, lesníctvo, zoológia, ekológia, poĺnohospodárstvo, mikrobiológia, veda o životnom prostredí, botanika, rybolov, potravinárske technológie), Cluster 4 (šport a vedy o pohybe, kineziológia, biomechanika, rehabilitácia, fyzioterapia a fyzikálna terapia), Cluster 5 (architektúra, stavebníctvo, geografia, baníctvo, ochrana monumentov a historických budov, urbanistické plánovanie), Cluster 6 (knihy a časopisy zo všetkých disciplín pre bakalársku úroveň štúdia pre prílušné štyri fakulty a všetky knihy a časopisy vzťahujúce sa k pedagogike a didaktike). Regály s literatúrou z odborov prislúchajúcich danému clusteru sú umiestnené na jednom mieste, kde sa nachádza aj cluster pult pre poskytovanie odborných služieb z daných odborov.

Aarenberg Library vytvorila vlastný software nazvaný locator, ktorý je prepojený s OPAC knižničného systému Aleph 500: po vyhľadaní kódu lokácie dokumentu sa v počítači zobrazí schéma regálov na danom poschodí a farebne vyznačí regál, na ktorom sa hľadaný dokument nachádza. Ide o veľmi názorný spôsob zobrazenia lokácie, ktorý uľahčuje návštevníkovi orientáciu vo veľkom priestore knižnice plnom regálov. Locator umožňuje vypísať zoznam ďalších dokumentov na vyhľadanom regály a po kliknutí na ikonku s kamerou zobrazí aktuálny záber regálu z kamery, ktorá sníma daný priestor (v knižnici je umiestnených 28 kamier).

Podmienky poskytovania služieb vrátane výpožičných lehôt a poplatkov nie sú v knižniciach KU Leuven jednotné, napr. teologická a biomedicínska fakultná knižnica vôbec neumožňujú absenčné výpožičky. Aarenberg Library umožňuje nasledovné výpožičné služby:

- študenti KU Leuven: 2 týždne/ max. 7 dokumentov

- zamestnanci KU Leuven: 4 týždne/ max. 20 dokumentov

- študenti a zamestnanci asociovaných inštitúcií, napr. stredných škôl v Leuvene alebo Univerzity v Brusseli majú voľný vstup do knižnice pri použití ID kariet vydaných „domovskou“ inštitúciou a možnosť absenčných výpožičiek na 4 týždne/ max. 4 dokumenty

- „Priateľom Univerzitnej knižnice“ alebo jej mecenášom vystaví knižnica ID kartu na 1 rok a poskytne možnosť absenčnej výpožičky na 4 týždne/ max. 4 dokumenty

- externí študenti platia za vystavenie ID karty na rok 13 EUR a ďalších 25 EUR skladajú ako garanciu, nemajú však možnosť absenčnej výpožičky

- príležitostní zákazníci zaplatia za 1 dňovú ID kartu s prístupom do všetkých knižníc KU Leuvene 7,50 EUR, z toho 5 EUR je garancia vrátená pri opustení knižnice pred záverečnou dobou; táto garancia sa nevyžaduje od policajtov a novinárov

- ostatní návštevníci platia garanciu 25 EUR na rok, ale nemajú možnosť absenčnej výpožičky

Prolongácia výpožičnej doby dokumentu – asistovaná alebo online - je možná dvakrát za sebou, ak kniha nie je rezervovaná. Po návrate požadovaného dokumentu dostane kniha na jeden týždeň status „rezervovaná“ a zákazník je o jej dočasnej rezervácii upovedomený e-mailom. Absenčne sa vôbec nevypožiačiavajú časopisy, archívne dokumenty označené žltou páskou a referenčné dokumenty označené červenou páskou; ich vypožičanie na max. 1 deň je možné len vtedy, ak ide o študijný materiál k nejakému predmetu a s vypožičaním súhlasí príslušný cluster librarian.

Registrovaným zákazníkom je umožnený vzdialený prístup k predplateným elektronickým časopisom, databázam alebo referenčným príručkám prostredníctvom počítačovej siete KU Leuven a novej vyhľadávacej platformy LibriSourcePlus. Webová stránka knižnice obsahuje podrobný prehľad služieb umožňujúcich využívanie e-zdrojov v rámci projektov, napr. DOAJ - voľný prístup k vedeckým plnotextovým časopisom, PLoS - Public Library of Science, Darenet – digitálny akademický repozitár s 30 tisíc publikáciami holandských vedcov, arXiv.org – open access k 350 tisíc e-printov z fyziky, matematiky, výpočtovej techniky a biológie, Ugent Institutional Archive – databáza plnotextových publikácií vydaných na Univerzite v Ghente a podobne.

Aarenberg Library je jedinou knižnicou KU Leuven a v celom Belgicku, ktorej dodávateľom technológie RFID je švajčiarska spoločnosť Bibliotheka; dodávateľom RFID systémov do ostatných knižníc je firma 3M. V Aarenberg Library sa v súčasnosti využívajú tieto zariadenia:

(1) Automaty na check-in/check-out, tzv. „chico´s“, a to dva kusy v stolnom prevedení, ktoré sú umiestnené na konci informačného pultu a v blízkosti asistovanej služby. Komunikujú v holandštine a angličtine, obsahujú skener na čipové karty a tlačiareň potvrdení. Umožňujú výpožičky a vrátenie 5 kníh súčasne a kontrolu konta zákazníka.

(2) Automat na vrátenie so 7 vozíkmi (a žiadnym náhradným). Funguje len počas otváracích hodín knižnice, ale pretože je logicky umiestnený pred turniketmi, pri vrátení nie je nutné vstúpiť do chránených priestorov knižnice. Do automatu sa vkladajú knihy po jednom, vždy keď sa rozsvieti zelené svetlo, na konci procesu sa môže vytlačiť potvrdenka. V prípade rozsvietenia červeného svetla je potrebné kontaktovať blízko umiestnenú službu pri informačnom pulte.

(3) Päť pracovných staníc, z toho jedna konverzná; kniha, ktorá nemá RFID tag – nová, určená do skladu alebo do voľného výberu alebo staršia kniha zo skladu - dostáva RFID tag pri informačnom pulte.

(4) Digitálny asistent sa v súčasnosti testuje (staršia, a nie light verzia); podľa vyjadrenia kompetentného pracovníka je pomerne ťažký, zamestnáva obe ruky (v jednej asistent, v druhej PDA) a RFID tagy sníma veľmi pomaly. V prípade kovových knižných regálov a políc môžu byť s jeho používaním problémy, podobne aj v prípade snímania tagov z tenkých dokumentov alebo príliš zasunutých kníh na obojstranných regáloch (v Aarenberg Library sú police, ale bočnice regálov drevené).

Všetkých 200 tis. kníh umiestnených do voľného výberu bolo pred otvorením knižnice olepených RFID tagmi počas leta 2002 študentami z Leuvenu; podľa informácií vedúceho Aarenberg Library Ludo Hollansa dvaja študenti denne nalepia až 1500 tagov. V Aarenberg Library majú nalepené tagy aj knihy umiestnené v uzavretých depozitných skladoch určené na absenčnú výpožičku. Časopisy majú RFID tagy, len keď sú zviazané; jednotlivé čísla nemajú tagy ani EM pásky s výnimkou časopisov z architektúry a športu, ktoré miznú viac ako ostatné, a preto RFID tag dostávajú aj jednotlivé čísla.

Napriek vstupným investíciám a pravidelným ročným poplatkom za údržbu zariadení v sume cca 7,5 tis. EUR, bola návratnosť investície na túto technológiu vypočítaná na 2 roky.

Univerzita v Ghente - Repozitary Library

Na Univerzite v Ghente je v súčasnosti 11 fakúlt, pre ktoré zabezpečuje knižničné služby Repozitná knižnica, tzv. „Tower of Books“ a asi 200 kampusových, fakultných alebo katedrových knižníc.

V Repozitnej knižnici, najvyššej budove v Ghente, sú sústredené archívne sklady s takmer 2 miliónmi dokumentov zo všetkých odborov. Táto knižnica plní súčasne aj funkciu fakultnej knižnice pre Faculty for Arts and Humanities. Hlavnou úlohou Repozitnej knižnice je okrem obsluhy skladov kníh a poskytovania výpožičných služieb aj centrálna akvizícia elektronických informačných zdrojov – časopisov a kníh - pre všetky fakulty, aktívna akvizícia pre spomínanú fakultu, starostlivosť o historické a špeciálne fondy po technickej stránke (digitalizácia, metadáta, reštaurátorstvo); metodické usmerňovanie a vzdelávanie knihovníkov fakultných a katedrových knižníc a zákazníkov.

Repozitná knižnica zamestnáva 45 kvalifikovaných knihovníkov, medzi ktorými však nie sú referenční knihovníci, sústredení vo fakultných alebo kampusových knižniciach. Kampusové, fakultné a katedrové knižnice realizujú aktívnu akvizíciu z rozpočtu danej fakulty/katedry, schváleného fakultnou knižničnou radou. Zamestnávajú menší počet stálych zamestnancov, väčšinou knihovníkov a sekretárku. IT špecialisti a systémoví knihovníci sú zamestnancami Library Network Management Unit - centrálneho univerzitného útvaru, ktorý v súčasnosti zamestnáva 6 odborníkov. Jeho úlohou je o.i. aj metodické riadenie katalogizácie a tvorby metadát pre ostatné knižnice, správa knižničného systému, budovanie digitálnej knižnice, elektronické publikovanie, sprístupňovanie elektronických zdrojov a centrálne IT projekty.

Podobne ako v prípade Katolíckej univerzity v Leuvene, aj v Ghente sú knižnice riadené knižničnými radami na rôznych úrovniach. Univerzitná knižničná rada schvaľuje rozpočet pre Repozitnú knižnicu a spoločné pravidlá poskytovania služieb; fakultná knižničná rada schvaľuje rozpočet na akvizíciu pre danú fakultnú knižnicu a metodiky pre fakultné a katedrové knižnice.

S cieľom zefektívniť knižničné a informačné služby na univerzite a zjednodušiť ich organizačnú štruktúru a financovanie, uzavrela Univerzita v Ghente zmluvu s Univerzitou v Lunde (Švédsko), ktorá pred časom riešila podobnú úlohu. Univerzita v Lunde vyslala do Ghentu odborníka, ktorý pripravil koncepčný materiál o reorganizácii knižníc a informačných služieb na Univerzite v Ghente. Vypracovaný dokument s názvom „The Network. The Reorganisation of Library and Information Services at Ugent“ je podkladom pre manažment zmien, ktorý sa začal v Ghente uplatňovať v roku 2004.

Základné princípy reorganizácie:

- vytvorenie koordinatívneho distributívneho modelu resp. jednotnej štruktúry, v ktorej všetky subštruktúry budú participovať ako rovnocenní partneri;

- centrálna štruktúra umožní virtuálne prostredie, v ktorom všetci partneri odsúhlasia základné idey, pracovné metódy, plány, stratégie a poslania.

Ciele reorganizácie:

- optimalizácia využívania zdrojov,

- zlepšenie prístupnosti k tlačeným i elektronickým médiám,

- posilnenie úrovne knižničných služieb, t.j. ich kvality, rýchlosti, jednoduchosti, vzdialeného prístupu ku viacerým zdrojom, dlhšie otváracie hodiny a pod.;

- zvýšenie zodpovednosti fakúlt za knižničné služby;

- lepšie využívanie príležitostí pre trávenie voľného času s vedcami a študentmi, napr. zapojenie sa do spoločných projektov.

Spracovaná štúdia navrhuje z hľadiska organizačnej štruktúry zachovať ako centrálne pracoviská Library Network Management Unit a Repozitnú knižnicu. Funkciu fakultných resp. katedrových knižníc budú môžu plniť tie knižnice, ktoré budú poskytovať služby v rozsahu minimálne 40 resp. 30 hodín týždenne; táto podmienka zredukuje ich počet.

Moja poldenná návšteva Ghentu stačila len na návštevu Repozitnej knižnice alebo tzv. „veži kníh“, v ktorej sa na 24 poschodiach nachádza archívny fond s 2 mil. kj.. Dokumenty sú uložené podľa formátu a v rámci formátu podľa prírastkového čísla. Všetky dokumenty zo skladu sa môžu absenčne požičiavať.

Historický fond je uložený v bádateľni v kovových skriniach s presklenými prednými dverami. Pracovisko historického knihovníka je súčasťou bádateľne a je oddelené od fondu len presklenou priečkou. Knižnica pracuje na viacerých projektoch digitalizácie manuskrípt, historického fondu, starých máp a pohľadníc a na vytváraní iných zaujímavých digitálnych zbierok. Digitálne pracovisko je vybavené statickým i flexibilným skenerom značky Zeutschel; pracujú tu dvaja stáli pracovníci alebo študenti, ale všetci len na skrátený úväzok (žiarenie a tma).

V tzv. veľkej študovni Repozitnej knižnice sa nachádza len referenčný fond. Študovňa časopisov obsahuje cca 17 tisíc tlačených titulov, ich počet neustále klesá v prospech titulov elektronických. Vstup do oboch študovní je voľný, bez nutnosti použiť ID karty; štatistiky prístupu sa nesledujú údajne preto, lebo študovne sú aj tak vždy plné.

Univerzitná knižnica v Ghente využíva od roku 1997 knižničný systém ALEPH 500. V súčasnosti je v jeho OPAC 750 tisíc záznamov kníh a časopisov od roku 1984. Lístkový katalóg (menný a predmetový) bol v danom roku aj uzavretý. Obsahuje celkom 2650 000 katalogizačných lístkov, z ktorých veľká časť sa zdigitalizovala v rámci projektu v roku 2004; nezdigitalizované zostali len špeciálne fondy. Oba katalógy vrátane databázy predplatených elektronických časopisov sú simultánne prehľadateľné prostredníctvom vyhľadávacieho interfacu MeerCat. Okrem OPAC knižničného systému sú záujemcom prístupné aj ďalšie katalógy a databázy, napr. databáza CCB s viac ako 4 miliónmi bibliografických záznamov o dokumentoch najdôležitejších belgických vedeckých a akademických knižníc alebo belgický súborný katalóg periodík Antilope s takmer 144 tisíc periodikami predplatenými 179 belgickými knižnicami - jeho online verzia je na Univerzite v Antverpách, ale nie sú v ňom najaktuálnejšie údaje, lebo je aktualizovaný len raz ročne. Všetky diplomové a dizertačné práce vydané na Univerzite v Ghente sú od júna 2007 v elektronickej forme. Študenti a zamestnanci ako vlastníci copyrightu poskytujú univerzite povolenie pre ich sprístupnenie (open access). So získaním povolení nie sú problémy, s výnimkou patentov a prác vypracovaných pre komerčný sektor. Za účelom budovania databázy plných textov publikácií pracovníkov univerzity požaduje knižnica povolenie aj od vydavateľov týchto prác.

foto: knihovna v Ghentu

Darina Kožuchová, 14. január 2008